Termini e Condizioni LexNew
Condizioni consolidate per LexNew Gestionale Marta AI Sportax AI e servizi collegati
Versione in vigore dal 13 settembre 2026.
Definizioni
Termine
Definizione
Cliente
il soggetto che sottoscrive o attiva i Servizi LexNew
Utente
la persona autorizzata dal Cliente a usare il Gestionale
Gestionale
LexNew Gestionale, Marta AI, Sportax AI e i moduli attivati
Servizi AI
funzioni che usano regole, OCR, modelli di intelligenza artificiale o servizi OpenAI
Contenuti
dati, documenti, email, messaggi e istruzioni caricati o trasmessi
Output AI
classificazioni, estrazioni, proposte, bozze, risposte e punteggi prodotti automaticamente
Fornitori
soggetti terzi necessari ai Servizi, inclusi AWS, OpenAI, Aruba, Fabrick e Stripe secondo i moduli attivati
Accordo
le presenti condizioni, l’offerta, gli allegati, l’accordo articolo 28 GDPR e le condizioni integrative
Ambito e attivazione dei servizi
LexNew fornisce al Cliente i moduli indicati nell’offerta o attivati nel Gestionale. Le funzioni AI e le automazioni possono essere rese disponibili progressivamente e devono essere attivate dall’amministratore dell’ente quando comportano l’invio di Contenuti a fornitori AI. LexNew registra versione dell’informativa, data, utente e ambito dell’attivazione.
Il Cliente può disattivare le funzioni opzionali. La disattivazione non annulla le operazioni già completate e non incide sulle conservazioni imposte dalla legge.
Servizi amministrativi e contabili
Il Gestionale supporta fatturazione elettronica, documenti contabili, prima nota, pagamenti, incassi, movimenti bancari, riconciliazione, liquidazione IVA, audit, chiusure, collaboratori sportivi e altri processi gestionali. I servizi esterni restano disciplinati anche dalle condizioni dei rispettivi fornitori.
Aruba può essere utilizzata per fatturazione elettronica e hosting; Fabrick per i servizi open banking; Stripe Connect per pagamenti, incassi e onboarding; AWS per email, archiviazione e componenti infrastrutturali. Le commissioni e le condizioni economiche applicabili sono indicate nell’offerta o nelle condizioni specifiche.
Servizi di intelligenza artificiale
I Servizi AI comprendono le chat Marta AI e Sportax AI, l’analisi di fatture passive e Documenti Intelligenti, la classificazione ed estrazione di dati, le proposte contabili, la riconciliazione bancaria, i controlli e audit, il supporto alla liquidazione IVA, i report e le comunicazioni automatiche.
Per eseguire la funzione richiesta, LexNew può trasmettere a OpenAI contenuti o estratti pertinenti. LexNew configura il servizio per non utilizzare i dati del Cliente nell’addestramento dei modelli, salvo accordo separato, specifico e documentato. L’eventuale fine tuning con dati del Cliente richiede un accordo distinto che definisca scopo, base giuridica, dati, conservazione e cancellazione.
Documenti Intelligenti via Email
Il Cliente può attivare un indirizzo email dedicato. Il sistema accetta i messaggi provenienti dai mittenti autorizzati, archivia gli allegati, individua duplicati, avvia l’analisi consentita e invia risposte automatiche. Il Cliente deve mantenere aggiornati i mittenti e impedire l’invio di documenti non necessari o trattati senza base giuridica.
Una risposta automatica di Marta non costituisce conferma della correttezza fiscale o contabile del documento. Il Cliente deve controllare l’esito nel Gestionale.
Controllo umano e operazioni rilevanti
Gli Output AI sono proposte di supporto e possono contenere errori. Il Cliente deve verificare documenti, importi, conti, partitari, scadenze, aliquote, codici tributo, periodi, soggetti e quadrature prima dell’uso.
Salvo accordo specifico e presupposto normativo, il sistema non esegue sulla sola base di un Output AI pagamenti, invii di dichiarazioni o comunicazioni fiscali, cancellazioni definitive, decisioni su persone o altre operazioni con effetti giuridici o economici significativi. Le contabilizzazioni automatiche eventualmente abilitate devono rispettare soglie documentate, produrre log, restare identificabili come eseguite da Marta e confluire tra le attività da controllare quando previsto.
Obblighi del Cliente
fornire dati corretti, aggiornati e pertinenti e verificare gli Output AI;
disporre delle basi giuridiche e delle informative necessarie per i dati di terzi;
non caricare dati particolari o giudiziari se non necessari e leciti;
designare gli utenti e i mittenti email autorizzati e revocarli senza ritardo;
proteggere credenziali e dispositivi e comunicare incidenti o accessi sospetti;
non usare gli Output AI come parere professionale definitivo né per eludere obblighi fiscali, contabili, lavoristici o sportivi;
eseguire una valutazione d’impatto quando il proprio uso, la scala o i dati trattati lo richiedono.
Deleghe e responsabilità degli utenti
Il Cliente può attribuire a utenti identificati deleghe ordinarie o speciali per operare nel Gestionale. La delega deve avere un ambito determinato, essere mantenuta aggiornata e poter essere revocata senza ritardo. Il Cliente resta responsabile della scelta dei delegati, dell’ampiezza dei permessi concessi e del controllo periodico degli accessi.
Il delegato opera per conto del Cliente, nel rispetto dell’ambito della delega, delle istruzioni ricevute, degli obblighi di riservatezza e delle misure di sicurezza applicabili. Il delegato è responsabile delle operazioni eseguite mediante il proprio account e non deve condividere le credenziali. LexNew registra, ove previsto, l’identità dell’utente che ha materialmente compiuto l’operazione e l’ente per conto del quale ha agito.
La delega, anche quando qualificata come speciale, non attribuisce automaticamente il potere di sottoscrivere, modificare o accettare contratti, informative, nomine ai sensi dell’articolo 28 GDPR o altre condizioni legali per conto del Cliente, salvo separata autorizzazione idonea e documentata. Ciascun utente accetta i documenti legali riferiti al proprio account; tale accettazione non è imputata all’ente per il quale l’utente opera in delega.
Obblighi di LexNew
adottare misure tecniche e organizzative adeguate e separare logicamente i dati degli enti;
gestire OpenAI e gli altri fornitori secondo accordi conformi all’articolo 28 GDPR quando applicabile;
fornire informazioni comprensibili sulle funzioni, sui limiti e sul coinvolgimento dell’AI;
registrare le attività automatiche rilevanti e consentire la revisione degli esiti;
gestire incidenti, indisponibilità, errori e richieste degli interessati secondo i ruoli privacy;
non utilizzare Contenuti del Cliente per addestrare modelli propri o di terzi senza accordo separato.
Disponibilità e modifiche
I modelli e i fornitori possono cambiare. LexNew può sospendere una funzione AI per sicurezza, indisponibilità del fornitore, cambi normativi o rischio di risultati errati. Le modifiche sostanziali relative a finalità, categorie di dati, fornitori o automazioni sono comunicate prima dell’efficacia e possono richiedere una nuova attivazione.
Riservatezza proprietà e uso degli output
I Contenuti restano nella disponibilità del Cliente. I diritti sugli Output AI sono disciplinati dalla legge e dalle condizioni del fornitore. Il Cliente può usare gli Output AI nell’ambito dei Servizi, assumendosi la responsabilità della verifica e dei diritti su dati e materiali di terzi. Non è garantita l’unicità degli output.
Protezione dei dati
LexNew tratta i dati propri come titolare e i dati gestiti per conto del Cliente come responsabile, secondo la Privacy Policy e l’accordo articolo 28 allegato. Il Cliente autorizza i sub-responsabili indicati nell’elenco aggiornato, fatto salvo il diritto di opposizione motivata previsto nell’accordo.
Durata cessazione e restituzione
Alla cessazione, il Cliente può esportare i dati per il periodo previsto dal contratto. Decorso tale periodo, LexNew cancella o restituisce i dati secondo le istruzioni, salvo obblighi di conservazione. I contenuti temporanei usati per email e AI seguono termini più brevi indicati nella Privacy Policy e nella documentazione tecnica.
Responsabilità
Restano fermi i limiti inderogabili di legge. LexNew risponde dell’erogazione dei Servizi secondo l’Accordo, ma non garantisce che gli Output AI siano sempre esatti o completi. Le clausole di limitazione non escludono responsabilità che la legge non consente di limitare, inclusi dolo, colpa grave e obblighi inderogabili in materia di protezione dei dati.
Legge applicabile comunicazioni e approvazione
L’Accordo è regolato dalla legge italiana. Le comunicazioni contrattuali sono inviate ai recapiti registrati. Le clausole che richiedono specifica approvazione ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile devono essere presentate separatamente e approvate con modalità idonea. Il foro competente deve essere verificato dal consulente legale anche in relazione alla qualifica del Cliente.
Attivazione e disattivazione delle automazioni AI
L’attivazione di ciascun modulo automatico costituisce un’istruzione del Cliente a LexNew per il trattamento dei dati necessari a quella funzione. L’utente che attiva il modulo dichiara di essere autorizzato dall’ente. La disattivazione impedisce le nuove elaborazioni automatiche del modulo, senza cancellare registrazioni e documenti già prodotti che devono essere conservati per contratto o legge.
LexNew può sospendere una lavorazione automatica quando manca la conferma della versione corrente dell’informativa AI, quando il documento rientra tra le categorie escluse oppure quando i controlli di sicurezza e affidabilità richiedono una verifica umana.
L’AI fornisce proposte e non sostituisce la verifica professionale o amministrativa richiesta.
Il Cliente deve evitare dati eccedenti e documenti sanitari nel flusso AI ordinario.
Pagamenti, invii fiscali, cancellazioni definitive e decisioni sulle persone richiedono controllo umano.
Privacy Policy LexNew Gestionale
Informativa sul trattamento dei dati personali e sull’impiego di sistemi di intelligenza artificiale
Versione in vigore dal 13 settembre 2026.
Identità e ambito del trattamento
LEXNEW SRLS, Corso Trieste 16, 00198 Roma, codice fiscale e partita IVA 16204261008, email info@lexnew.it, tratta dati personali nell’ambito di LexNew Gestionale, Marta AI, Sportax AI e dei servizi collegati.
LexNew opera come titolare del trattamento per la gestione degli account, del rapporto contrattuale, dell’assistenza, della sicurezza, della fatturazione del proprio servizio e delle comunicazioni proprie. Quando tratta dati inseriti dal Cliente per amministrare atleti, associati, dipendenti, collaboratori, fornitori, clienti o altri interessati, LexNew opera di regola come responsabile del trattamento per conto del Cliente, secondo l’accordo previsto dall’articolo 28 GDPR. Il Cliente resta titolare e determina finalità, basi giuridiche, categorie di interessati e tempi di conservazione dei propri dati.
LexNew non ha indicato un Responsabile della protezione dei dati. Le richieste privacy possono essere inviate a info@lexnew.it. La necessità di nominare un DPO deve essere riesaminata periodicamente in relazione alla scala e alla natura dei trattamenti.
Categorie di dati
dati anagrafici, identificativi, fiscali e di contatto degli utenti e dei soggetti censiti;
credenziali, ruoli, deleghe, log di accesso e dati tecnici di sicurezza;
dati contabili, fiscali, amministrativi, bancari e transazionali;
fatture attive e passive, F24, avvisi bonari, piani di ammortamento, estratti conto, movimenti bancari, prima nota, liquidazioni IVA, audit e documenti di chiusura;
dati relativi a dipendenti, collaboratori sportivi, volontari, tesserati, associati, atleti e istruttori;
contenuti di email, allegati, metadati di consegna e conversazioni con Marta AI o Sportax AI;
output AI, classificazioni, estrazioni, suggerimenti, punteggi di affidabilità, anomalie e log delle elaborazioni;
categorie particolari di dati ai sensi dell’articolo 9 GDPR, inclusi dati relativi alla salute, soltanto quando il Cliente dispone di un’idonea condizione di liceità e nei limiti necessari. I documenti sanitari non devono essere inviati automaticamente a servizi AI generalisti salvo specifica valutazione, configurazione e istruzione del Cliente;
dati giudiziari soltanto se una funzione espressamente autorizzata e la legge applicabile ne consentono il trattamento. In assenza di tale presupposto non devono essere caricati.
Finalità e basi giuridiche
Finalità
Dati principali
Base giuridica per LexNew
Account, abbonamento e assistenza
identificativi, contatti, log, pagamenti
esecuzione del contratto; obblighi legali; legittimo interesse alla sicurezza e difesa
Servizi amministrativi e contabili
fatture, prima nota, documenti fiscali e gestionali
esecuzione del contratto; per i dati del Cliente, istruzioni documentate del titolare
Fatturazione elettronica
dati fiscali, fatture, notifiche SdI
contratto e obblighi di legge; Aruba quale fornitore coinvolto
Open banking e riconciliazione
conti, movimenti, causali, saldi
contratto e autorizzazione al servizio; Fabrick e istituti coinvolti
Pagamenti Stripe Connect
dati identificativi, fiscali, bancari e transazionali
contratto, obblighi legali e prevenzione frodi
Comunicazioni di servizio
email, contenuto, metadati e consegna
contratto, obblighi legali e legittimo interesse tecnico
Marketing
contatti, preferenze e interazioni consentite
consenso, revocabile in ogni momento
Sicurezza e audit
log, indirizzi IP, eventi, anomalie
legittimo interesse e obblighi di sicurezza
Funzioni AI
input, documenti, dati estratti, output e log
contratto per la funzione richiesta; istruzioni del Cliente quando LexNew opera come responsabile
Il consenso non viene usato come base generica per tutte le funzioni AI. Il Cliente deve individuare la propria base giuridica per i dati degli interessati contenuti nei documenti. Per categorie particolari di dati deve sussistere anche una condizione dell’articolo 9 GDPR.
Funzioni di intelligenza artificiale
Marta AI, Sportax AI e le altre funzioni assistite possono elaborare informazioni per fornire supporto, classificazioni, estrazioni e proposte. Le funzioni attualmente previste comprendono:
risposte a domande tecniche, fiscali, contabili, sportive e gestionali;
lettura, classificazione ed estrazione da fatture passive e documenti contabili;
analisi di F24, avvisi bonari, piani di ammortamento, estratti conto e altri Documenti Intelligenti;
proposte di mappatura contabile e riconciliazione dei movimenti bancari;
controlli di coerenza, audit, supporto alla chiusura contabile e alla liquidazione IVA;
supporto ai processi relativi a collaboratori sportivi, notifiche e adempimenti;
ricezione di documenti via email, individuazione di duplicati, classificazione, richiesta di chiarimenti e risposta automatica;
generazione di report, bozze, sintesi e comunicazioni.
Il sistema può utilizzare regole deterministiche, OCR e modelli forniti da OpenAI. Quando necessario, input e documenti o loro estratti sono trasmessi tramite connessioni cifrate. OpenAI tratta i dati secondo il contratto e il Data Processing Addendum applicabili al progetto API di LexNew. Per impostazione predefinita, i dati dell’API non sono utilizzati per addestrare i modelli salvo adesione espressa del cliente API. I tempi e i luoghi di trattamento dipendono dalla configurazione effettiva del progetto; LexNew deve mantenere questa informativa allineata a tale configurazione.
Controllo umano e limiti delle funzioni AI
Gli output AI possono essere incompleti o errati. Salvo una specifica base normativa e una valutazione dedicata, LexNew non adotta decisioni basate esclusivamente su AI che producano effetti giuridici o analogamente significativi sulle persone. Le funzioni AI non devono autorizzare autonomamente pagamenti, invii fiscali, licenziamenti, ammissioni o esclusioni, sanzioni, cancellazioni definitive o altre operazioni rilevanti.
Le proposte di contabilizzazione, riconciliazione, liquidazione IVA, classificazione e audit devono restare verificabili. Il Cliente o un utente autorizzato deve poter controllare la fonte, modificare la proposta, confermarla o rifiutarla. Le attività automatiche a basso rischio devono essere registrate e reversibili secondo le funzionalità disponibili.
Documenti Intelligenti via Email
Ogni ente può ricevere un indirizzo dedicato nel dominio marta.lexnew.it. LexNew accetta documenti soltanto da indirizzi autorizzati dall’ente, registra mittente, destinatario, oggetto, data, identificativi tecnici, corpo e allegati necessari e può inviare risposte automatiche generate da Marta. Le risposte indicano che sono prodotte con intelligenza artificiale.
Amazon SES riceve e invia le email; Amazon S3 può conservarne temporaneamente il messaggio grezzo e gli allegati; AWS Lambda può trasferire il messaggio a LexNew. I messaggi non autorizzati sono scartati o registrati nella misura minima necessaria alla sicurezza. Il Cliente è responsabile dell’aggiornamento dei mittenti autorizzati e della liceità dei documenti trasmessi.
Destinatari e sub responsabili
Amazon Web Services, per email, archiviazione temporanea, funzioni serverless e infrastruttura collegata;
OpenAI Ireland Limited e gli eventuali sub-responsabili indicati nel DPA OpenAI, per i servizi API di intelligenza artificiale;
Aruba S.p.A. e Aruba Business S.r.l., secondo il servizio attivato, per hosting e fatturazione elettronica;
Fabrick S.p.A. e soggetti del circuito open banking, per i servizi bancari attivati;
Stripe Payments Europe Limited e società coinvolte, che possono operare come titolari autonomi o responsabili secondo la funzione;
personale autorizzato, consulenti e fornitori tecnici vincolati alla riservatezza;
autorità e soggetti legittimati nei casi previsti dalla legge.
L’elenco aggiornato dei sub-responsabili, con servizio, localizzazione e garanzia di trasferimento, è reso disponibile al Cliente. LexNew informa il Cliente delle modifiche sostanziali secondo l’accordo sul trattamento dei dati.
Trasferimenti internazionali
Il trattamento avviene principalmente nello Spazio economico europeo. Se un fornitore o un suo sub-responsabile tratta dati fuori dal SEE, il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza, delle clausole contrattuali standard o di un altro strumento previsto dagli articoli 44 e seguenti GDPR, con eventuali misure supplementari. LexNew verifica la configurazione regionale dei servizi e, quando disponibile e appropriato, utilizza progetti con trattamento europeo e opzioni di ridotta o nulla conservazione.
Conservazione
Categoria
Periodo o criterio
Dati dell’account e del contratto
durata del rapporto e successivi termini di legge o difesa
Documenti contabili e fiscali
periodo richiesto dalla normativa applicabile, normalmente almeno dieci anni per le scritture contabili
Documenti gestiti per conto del Cliente
istruzioni del Cliente, finalità e obblighi applicabili; restituzione o cancellazione alla cessazione
Messaggio email grezzo in S3
massimo 30 giorni dalla ricezione, salvo quarantena di sicurezza o obbligo di legge
Allegato acquisito nel Gestionale
come documento del Cliente, finché necessario alla finalità e agli obblighi applicabili
Prompt, risposte e log AI interni
massimo 30 giorni quando usati per assistenza, debug o qualità; eventi di audit minimizzati possono essere conservati più a lungo senza contenuto integrale
Dati presso OpenAI API
secondo il progetto e il contratto applicabili; ordinariamente fino a 30 giorni, oppure Zero Data Retention per endpoint idonei se attivata
Log di sicurezza e consegna email
massimo 12 mesi, salvo necessità di indagine, contestazione o obbligo di legge
Marketing
fino alla revoca del consenso o all’opposizione, con verifiche periodiche di pertinenza
Misure di sicurezza
controlli di accesso basati su ruoli, deleghe e principio del minimo privilegio;
cifratura delle comunicazioni e protezione delle credenziali in archivi esterni al codice sorgente;
separazione logica dei dati per ente e verifica dell’identificativo utente in ogni accesso;
registrazione delle operazioni rilevanti, gestione degli errori, prevenzione dei duplicati e possibilità di revisione;
limitazione dei dati inviati ai modelli e divieto di usare dati del Cliente per addestramenti o fine tuning senza accordo separato;
cancellazione automatica dei contenuti temporanei, backup protetti e procedure di risposta agli incidenti;
verifiche periodiche dei fornitori, delle configurazioni regionali e degli accessi.
Diritti degli interessati
L’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso nei casi applicabili, scrivendo a info@lexnew.it. Quando LexNew opera come responsabile, inoltra o assiste la richiesta secondo le istruzioni del Cliente titolare. L’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Dati di terzi e obblighi del Cliente
Il Cliente deve informare gli interessati, utilizzare una base giuridica adeguata, limitare i dati a quanto necessario, autorizzare gli utenti e non trasmettere credenziali, segreti o categorie di dati non necessarie. L’autorizzazione di un indirizzo email non sostituisce la base giuridica per i dati delle persone contenuti negli allegati.
Modifiche e data di efficacia
Le modifiche sostanziali sono comunicate con modalità adeguate prima della loro efficacia. La versione pubblicata indica data, numero di versione e cronologia sintetica. Le funzioni AI automatiche sono attivate solo dopo l’adeguamento contrattuale e tecnico descritto nella documentazione di conformità.
Presa visione e attivazione dei moduli AI
La presa visione dell’informativa è registrata separatamente dall’accettazione dei Termini e non costituisce consenso generalizzato. Quando il Cliente attiva un modulo AI automatico, LexNew registra l’istruzione documentata con ente, utente autorizzante, modulo, versione dell’informativa, data e dati tecnici strettamente necessari alla prova.
La base giuridica dei trattamenti effettuati da LexNew come titolare dipende dalla finalità descritta. Per i dati immessi dal Cliente, quest’ultimo determina la base giuridica e impartisce le istruzioni ai sensi dell’accordo sul trattamento.
Conservazione operativa e trasferimenti
I messaggi grezzi ricevuti nel bucket email sono cancellati secondo la regola tecnica di ciclo di vita, prevista entro 30 giorni. I documenti acquisiti nel Gestionale seguono i tempi indicati dal Cliente e gli obblighi fiscali o civilistici applicabili. I log sono limitati a quanto necessario per sicurezza, audit e ricostruzione delle operazioni; i backup seguono il ciclo tecnico documentato.
Eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo avvengono solo in presenza di uno strumento valido, incluse decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard, con misure supplementari quando necessarie.